ERP-Systeme für Lebensmittelbetriebe - alles was Sie dazu wissen müssen

ERP-Systeme sind seit Jahrzehnten fest verankert in der Technologielandschaft der Lebensmittelbetriebe. Doch was muss ein ERP eigentlich alles können, wie wählt man es aus und welche Rolle spielt es bei der Digitalisierung? Hier der große Überblick über die Software, die immer mehr zum zentralen Nervensystem der Lebensmittelindustrie wird.

Was ist ein ERP-System und wozu braucht man es in der Lebensmittelproduktion?

ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Software zur Unternehmenssteuerung. Mit Hilfe von ERP können Lebensmittelunternehmen ihre Geschäftsprozesse managen und optimieren – vom Einkauf über Buchhaltung, Finanzen, Human Relations und Produktion bis zur Logistik. Damit ist das ERP die Software, um den Betrieb am Laufen zu halten. Rohstoffe bestellen, Aufträge bearbeiten, Rezepturen verwalten und optimieren, Rechnungen schreiben, die Produktion planen und, und, und.

Gute ERPs kommen in den wichtigen Kernbereichen ohne weitere Fremdsoftware aus und versorgen alle Abteilungen und Akteure eines Lebensmittelbetriebs mit einheitlichen Daten. Was theoretisch klingt, sorgt in der Praxis für schnelle und effiziente Abläufe: Geht eine Kundenbestellung im Webshop oder per EDI ein, wird automatisch die Verfügbarkeit im Lager geprüft, der Produktionsplaner informiert und die Kommissionierung angestoßen. Ohne Medienbrüche oder Unterbrechungen.

Für produzierende Unternehmen ist es sehr vorteilhaft, wenn das ERP zusätzlich die Prozesse in der Produktion abdeckt, also auch die Funktion eines Manufacturing Execution Systems übernimmt. Solche Systeme sind in der Lage, Betriebsdaten automatisiert zu erfassen und zu verarbeiten, die Maschinenperformance zu verbessern oder OEE-Kennzahlen zu ermitteln und so Optimierungsfelder aufzudecken.  

Diese Kombination aus kaufmännischer, warenwirtschaftlicher und produktionstechnischer Intelligenz macht das ERP zu einem zentralen Baustein für Industrie 4.0 in der Lebensmittelbranche. Es verwundert daher nicht, dass ERP-Systeme längst gut genutzt werden: In unserer Digitalisierungsstudie aus 2020 hat das ERP mit Abstand den höchsten Reifegrad in der IT- und Technologielandschaft der Betriebe – rund 58 Prozent der Betriebe setzen es ein, für weitere 31 Prozent ist es in Planung oder von großem Interesse. 

Welche Rolle spielt das ERP bei der Digitalisierung von Lebensmittelbetrieben?

Das ERP-System ist die zentrale Software zur Datenverarbeitung. Das war schon immer so – doch nie war es so wichtig wie heute. Denn durch den Megatrend Digitalisierung verlagert sich die Bedeutung des ERPs: Was früher ein Betriebsmittel zur operativen Business-Unterstützung war, ist jetzt ein wichtiger strategischer Baustein: 

• Als Daten- und Prozesshub ist das ERP an jedem Digitalisierungsprojekt beteiligt. Wenn Molkereien ihre Chargen mit RFID rückverfolgbar machen wollen, wenn Wurstproduzenten ihre Overall Equipment Effectiveness (OEE) steigern wollen, oder wenn man einen B2B-Webshop für seine Kunden aufbauen will: Verbesserungen in Supply Chain, Verwaltung, Produktion oder im Vertrieb speisen sich in den meisten Fällen aus den ERP-Daten.
• Ein gutes Datenmanagement mit dem ERP ist die ideale Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Denn datengetriebene Entscheidungen haben sich als wesentlicher Erfolgsfaktor in der modernen Lebensmittelproduktion gezeigt. Das kalifornische Unternehmen Courage Production verwendet daher das ERP nicht nur für Routineaufgaben, sondern auch, um mit den richtigen Informationen aus der Produktion mehr Rationalität in den unternehmerischen Alltag zu bringen. 
• Nicht zu vergessen das wichtige Thema Kostensenkung. Laut CSIMarket lag die Bruttogewinnmarge für die lebensmittelverarbeitende Industrie im Jahr 2019 bei 22,05 %. – deutlich unter dem Gesamtmarktdurchschnitt von 49,4 %. Viele erfolgreiche Unternehmen nutzen das ERP-System daher als digitalen Kostensenker in den Wertschöpfungsprozessen.

Fazit: Ob Backwaren, Molkereiprodukte, Fleisch oder Getränke – mit dem ERP haben Sie die beste Basis für Ihre Digitalisierung. Egal, ob Sie Ihre Prozesse digital auf Vordermann bringen wollen, Ihr Geschäftsmodell erweitern wollen oder einfach nur agiler in der Produktion werden wollen. Wahr ist aber auch: Bisher steuern nur 22 Prozent der Lebensmittelbetriebe ihren Informations­- und Materialfluss im Shop­Floor über das ERP (CSB-Studie 2020). Woran liegt das? Sicher auch daran, dass noch viele veraltete oder ungeeignete Systeme im Einsatz sind. Die Digitalisierung wird daher wohl das eine oder andere Unternehmen zu einem Wechsel zwingen, denn eine Transformation ohne ein modernes ERP ist kaum möglich.

Welche Funktionen sind wirklich wichtig für Food-Unternehmen? 

There´s no business like food business – und das ERP muss die vielen Besonderheiten der Branche natürlich bestmöglich abbilden. Die Anforderungen der Betriebe sind hoch und die Unterschiede innerhalb der Branche sind groß: Während Fleischbetriebe eine Zerlegekalkulation brauchen, profitieren Molkereien von einer integrierten Milchgeldabrechnung und Großbäckern ist die Anbindung der Silos wichtig.

Bei allen Unterschieden gibt es aber auch ein paar Must-haves, die für alle Betriebe gelten

• Das ERP muss in der Lage sein, präzise Kosteninformationen zu allen Bestandteilen wie Fertig-, Kuppel- und Nebenprodukten zu liefern. Dies ist für die Kalkulation von Material- und Herstellungskosten und für die Preisgestaltung ein entscheidender Punkt.
• Drauf achten, dass das System keine Probleme mit der Abbildung und Optimierung von Rezepturen, Stücklisten und Produktkalkulationen hat.
• Auswertungen, Deckungsbeiträge, Monitoring von Prozessen und Produkten: Erst wenn die wichtigsten Informationen und Kennzahlen auf Knopfdruck aus dem ERP kommen, können Entscheider das Beste aus dem Betrieb herausholen.
• Die Software muss ein automatisiertes Handling von variablen Gewichten ermöglichen. Sonst hakt es bei der Preisauszeichnung, vor allem bei nicht egalisierten Produkten.
• Die Produktionsplanung muss die Anforderungen an die Frischeproduktion berücksichtigen und für das Forecasting und die Berechnung der optimalen Chargengrößen die Daten aus jeder Stufe der Wertschöpfung einbeziehen. So lässt sich der Nachteil abschwächen, dass die Abverkaufsdaten aus dem wichtigsten Touchpoint – dem LEH – oft eine Black Box bleiben.
• Die Mobilfähigkeit ist durch Corona noch erfolgskritischer geworden. Wenn nur wenige Mitarbeiter vor Ort arbeiten sollen, müssen die anderen trotzdem auf die Kerndaten im ERP-System zugreifen können. Workflows, Dokumentenlenkungen, Auswertungen: all das muss zu jeder Zeit weiterlaufen, auch per remote-Zugriff.
• Ein weiteres Killerkriterium ist die softwareseitige Organisation von Rückverfolgbarkeit. Marktbeobachter gehen davon aus, dass die Konsumenten von morgen noch mehr Wert auf Transparenz legen und die ganze Geschichte ihrer Nahrung kennen möchten. Das ERP muss diese Waren- und Datenströme sichtbar machen, auch für den Verbraucher am LEH-Regal. 

Apropos LEH. Neben EDI brauchen die meisten Betriebe auch noch ein umfangreiches Set an Funktionen und Technologien, um mit dem Lebensmitteleinzelhandel ins Geschäft zu kommen. Denn der verlangt seinen Lieferanten einiges ab – und zögert nicht mit Strafzahlungen, falls ein Lieferant Lieferschwierigkeiten hat. Ein gutes Mittel dagegen sind integrierte Planungs- und Dispositionswerkzeuge, eine durchgängige Datenerfassung oder auch spezielle Picklösungen.

Mit diesen Funktionen hilft das ERP letztlich allen Beteiligten: Geschäftsleitung und Manager können mithilfe der zentralen Datenverarbeitung bessere Entscheidungen treffen, da sie Analysen und Reportings im schnellen Zugriff haben. Im Shopfloor profitiert die Produkt- und Prozessqualität von dem durchgängigen Datenfluss. Und die Kunden freuen sich über verlässliche und termintreue Lieferketten ihrer Lieferanten.

Was muss man bei der Auswahl beachten?

Die Auswahl der besten ERP-Lösung ist eine der größten Herausforderungen für die Entscheider der Lebensmittelbranche. Und das Risiko, hier aufs falsche Pferd zu setzen, ist viel höher als bei anderen Investitionsgütern. Eine Maschine lässt sich zur Not einfach isoliert durch eine andere ersetzen, eine ERP-Software aber greift in alle Bereiche ein - das erschwert den Wechsel zu einem anderen System. Zu allem Überfluss sind die Angebote der Anbieter kaum vergleichbar. Wie kommt man hier sicher ans Ziel?

Der entscheidende Faktor bei der Auswahl ist natürlich die Branchenorientierung der Software. Ein ERP-System, das die Geschäftsprozesse der Lebensmittelbranche schon im Standard gut abdeckt, ist immer im Vorteil. Dies zeigt sich zum Beispiel in einer schnelleren Einführung, beim täglichen Betrieb und nicht zuletzt auch beim Release-Wechsel. Zudem sollten der ERP-Partner und seine Mitarbeiter erfahrene Kenner der Lebensmittelbranche sein, denn ohne den richtigen Berater vor Ort geht nichts. Die besten Berater sind in zwei Welten zu Hause - in der Informationstechnologie und der Lebensmittelbranche. Erst dann sprechen alle Beteiligten dieselbe Sprache. 

Stellen Sie diese drei Fragen, wenn Sie in die Gespräche mit Ihrem potentiellen ERP-Partner gehen:

• Ist die Software schon im Ursprung entwickelt worden, um die Anforderungen der Lebensmittelbranche abzudecken? → Nur dann kann sie es wirklich, und zwar mit Best Practices, die auch direkt umsetzbar sind.
• Welche Qualifikation haben die Berater? Sind gelernte Bäcker, Metzger, Lebensmitteltechnologen dabei? → Dann kaufen Sie nicht nur eine Software, sondern menschliche Erfahrungen und das nötige Branchenwissen mit ein. Diese Kombination wird am Ende am besten in der Lage sein, Ihre Probleme zu verstehen und auch zu lösen.
• Welche Referenzen kann der Anbieter speziell in Ihrer Branche vorweisen? Und kann man (virtuelle) Referenzbesuche machen? → Hier können Sie die wichtigsten Fragen im direkten Dialog mit den Anwendern klären.

Integration ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Je weniger Schnittstellen man bei den Kernprozessen hat, desto schneller und sicherer kommt man an wichtige Daten aus Lager, Produktion oder Kalkulation heran. Es gibt daher gute Gründe, warum viele Lebensmittelbetriebe wie Naabtaler, beckers bester, die Edeka Produktionswerke aber auch die vergleichsweise Kleinen wie die Tiroler Metzgerei Juffinger diesen Weg gehen.

Die Bedeutung des Stichworts ERP-Integration hat sich aber mit der Zunahme an ausdifferenzierter Spezialsoftware deutlich gewandelt. Was früher „Alles in einem System“ bedeutete, meint heute auch die Fähigkeit der ERP-Software, externe IT-Lösungen über Schnittstellen zu integrieren: CRM-Systeme für den Lebensmittelhandel, Shop-Systeme für E-Commerce, Marketing-Automation-Tools, Tourenoptimierungssoftware und, und, und. Kein ERP-Anbieter der Welt kann für jeden Use Case die passende Lösung selbst entwickeln. 

Es gibt viele weitere Kriterien, die Sie bei der ERP-Auswahl berücksichtigen sollten. In unserem Whitepaper zur ERP-Auswahl haben wir die wichtigsten für Sie zusammengestellt. Oder Sie schauen sich unser Expertenwebinar zum Thema an. 

Cloud-ERP, On-Premise-ERP, hybrides ERP? Wie sieht das richtige Setup für Lebensmittelbetriebe aus? 

Jetzt die ERP-Gretchenfrage: Welches Betriebsmodell passt am besten zu meinem Unternehmen – lieber ein Cloud-basiertes System, On-Premise oder eine Kombination aus beidem?

Schaut man sich die aktuellen Marktentwicklungen an, scheint alles für die Cloud zu sprechen. Nicht nur die Analysten von SoftSelect bezeichnen den Bezug von Software aus der Cloud daher als eines der größten IT-Wachstumsfelder überhaupt. Auch die hartnäckige Vermarktungsoffensive von SAP lässt sich dahingehend deuten. Der ERP-Anbieter macht seinen Kunden unter dem Namen „Rise with SAP“ den Umzug in die Cloud schmackhaft.

Aber treffen die typischen Argumente für die Cloud wirklich auch auf die Lebensmittelindustrie zu? Ein Blick in die Praxis von  produzierenden Betrieben weckt zumindest Zweifel. Hier kommt es mehr noch als in anderen Branchen auf eine schnelle und stabile Datenverarbeitung im Werk an – wenn beispielsweise Etiketten, Gewichts- und Preisinformationen automatisiert aufgedruckt werden müssen. Was nicht heißen soll, dass mit Cloud-ERP nicht auch Vorteile verbunden wären:

• Kostensenkung: Man spart sich die Investition in eigene Server, andere teure Hardware und in gut ausgebildetes Fachpersonal (das ja auch immer schwieriger zu finden ist)
• Zeitersparnis: Man muss sich nicht selbst darum kümmern, das ERP-System und die Hardware auf dem neuesten Stand zu halten. Das spart wertvolle Zeit.
• Skalierbarkeit: Man kann IT-Ressourcen in kürzester Zeit und kosteneffizient hinzufügen oder abwählen.

Wo Licht ist, ist aber auch Schatten:

• Funktionale Schwächen: Cloud-Lösungen haben oft funktionale Einschränkungen, da sie stärker standardisiert sind. Dadurch ergeben sich für die Anwenderunternehmen geringere Spielräume beim „Zuschneiden“ auf die eigenen, oft sehr komplexen Prozesse.
• Trügerische Sicherheit: Wer glaubt, mit dem Wechsel in die Cloud mache man seine Unternehmens-IT automatisch zu einem Hochsicherheitstrakt, täuscht sich. Sichere Daten setzen sichere Rechenzentren voraus und deshalb sollte man das Konzept des Anbieters genau prüfen. Georedundanz – also die Speicherung von Sicherungskopien in einem geographisch entfernten Rechenzentrum – ist hier ein wichtiges Stichwort.
• Es bleibt eine Rechnung mit spitzer Feder: Ob man durch eine Cloud-Lösung am Ende wirklich die IT-Kosten senkt, ist nicht immer ausgemacht. Hier kann es auch Überraschungen geben.

Cloud oder nicht Cloud - das ist also die Frage, die man im Rahmen seiner grundsätzlichen IT-Strategie stellen sollte. Und die Antwort fällt je nach Entscheider unterschiedlich aus. Ein IT-Leiter wird das Thema anders einschätzen als ein datengetriebener Geschäftsführer, der immer und überall den Überblick haben möchte. Meine Meinung dazu: Start-Ups, Handelsunternehmen und Betriebe mit weitgehend standardisierten Abläufen können eher über ein Cloud-ERP nachdenken als Betriebe mit komplexen Wertschöpfungsstufen und Prozessen. Da funktioniert on-premise besser. Dasselbe gilt für die Lebensmittelbetriebe, für die die Informationstechnologie im Shopfloor ein differenzierender Faktor im Wettbewerb ist.

Oder man geht den hybriden Weg und kombiniert die Flexibilität der Cloud mit den Performancevorteilen, die ein eigener Server bietet. In der Produktion bleibt man beim traditionellen On-Premise-ERP und verlagert Datenmanagement in Vertrieb oder Marketing in die Cloud. Jetzt Artikel zu hybriden ERP-Systemen in der Lebensmittelbranche lesen.

Wie geht man die Implementierung an?

Last but not least: Wer viel Aufwand in die Auswahl gesteckt hat, sollte auch genug Zeit und Ressourcen für die ERP-Implementierung einplanen. Denn gerade hier wimmelt es an Tücken, die im Extremfall zu einem teuren Projektstopp führen können. Selbst Branchenriesen wie Lidl und Haribo wissen, wie schnell große Begeisterung in tiefe Ernüchterung umschlagen kann. Beide haben schwierige ERP-Projekte hinter sich, bei beiden gab es heftige Probleme. Doch damit sind sie keine Ausnahme: Die Analysten von Gartner schätzten mal, dass bis zu 75 Prozent der Projekte scheitern. 

Ein paar grundlegende Tipps, wie Lebensmittelbetriebe die Einführung eines neuen ERP-Systems angehen sollten: 

1. Holen Sie alle Betroffenen und Ihr Management von Anfang an ins Boot. Befragen Sie die Fachabteilungen nach ihren Wünschen und geben Sie ihnen ein Stimmrecht bei der Auswahl. So schaffen Sie Commitment und stellen sicher, dass vorhandenes Wissen um Prozesse in die Lösung einfließt. 
2. Planen Sie die Umsetzung strategisch: Definieren Sie Umfang, Budget, Ressourcen, Zeit und Qualität des Projekts, um es anhand dieser Vorgaben bewerten zu können. Orientieren Sie sich hierbei an den vorab definierten Kernprozessen und Kerngeschäftsfeldern. Fragen Sie Ihre Berater auch nach agilen Methoden – sie helfen, Zeit zu sparen.
3. Damit eine Migration schnell gelingt, müssen Daten aufbereitet, bereinigt und konvertiert werden – eine Aufgabe, die alle Stamm- und Bewegungsdaten berücksichtigen muss und zeitlich eher großzügig geplant werden sollte. Achtung: Denken Sie hier an die revisionssichere Archivierung nicht übernommener Daten!
4. Eine gute Dokumentation ist von Anfang an wichtig. Das beginnt bei einem Pflichtenheft und geht bis zur steuerrechtlich relevanten Dokumentation des Übergangs zum neuen System.
5. Klären Sie Verantwortlichkeiten und stellen Sie sicher, dass jeder weiß: Die Einführung des neuen Systems ist Chefsache.
6. Sorgen Sie dafür, dass genug Ressourcen für die Implementierung zur Verfügung stehen. Auch Controlling, Überwachung und Management des Projekts kosten Zeit und Geld. Nicht selten verzögern personelle Engpässe das Going-live.
7. Testen Sie, bevor Sie live gehen. Am besten tun Sie das vielleicht zunächst nur in einem Teilbereich oder lassen das Altsystem noch eine Weile parallel laufen.
8. Beginnen Sie nicht zu spät mit den Schulungen – und geben Sie Power-Usern früh intensivere Trainings.
9. Planen Sie Optimierungen ein. Oft ergeben sich sinnvolle Anpassungen und Erweiterungen erst während der Implementierung.

Wie bei der Auswahl der richtigen ERP-Lösung gilt auch bei der Implementierung: Was bei einem Lebensmittelunternehmen  funktioniert, muss noch lange kein allgemeingültiges Erfolgsrezept sein. Nicht zuletzt deshalb ist es auch wichtig, bereits bei der Auswahl des ERP-Systems darauf zu achten, dass ein erfahrenes und verfügbares Beraterteam über die ersten Hürden hinweghelfen kann. Dennoch: Viel kann und muss im Unternehmen selbst passieren – dann klappt es auch mit der ERP-Einführung.