Regionale Lebensmittel werden bei Verbrauchern immer beliebter. Dieser Trend bietet auch kleineren Foodbetrieben die Chance, ihre Produkte über den Lebensmitteleinzelhandel (LEH) zu vertreiben. Doch der stellt hohe Anforderungen an die Dokumentation. KMUs müssen daher ihre Daten und Prozesse digitalisieren.
Vollständige und aktuelle Daten über das Produkt und das Unternehmen – natürlich online und jederzeit abrufbar: Der LEH verlangt völlige Transparenz von seinen Lieferanten. Hinzu kommen umfangreiche Nachweise für Zertifizierungen. Aber auch für die Vermarktung über eigene Web-Shops sind korrekte Informationen elementar. Mit Papierdokumenten lässt sich das alles nur schwer erfüllen. Denn hunderte Einzelinformationen mehrfach einzugeben bedeutet viel Arbeit – und viele Fehler.
Systematisch zur richtigen Investition
Von diesem Problem sind besonders die kleinen, regionalen Lebensmittelproduzenten betroffen. Denn im Gegensatz zu gößeren Betrieben laufen bei den meisten KMU immer noch viele Prozesse papierbasiert ab.
Damit sich das ändert, haben zahlreiche Partner aus den Bereichen Lebensmittelproduktion, IT, Verbänden, wissenschaftlichen Einrichtungen und Handelsunternehmen das Projekt Regio Food Plus ins Leben gerufen. Sie verstehen sich als Digitalisierungshelfer und haben eine standardisierte Vorgehensweise entwickelt, um KMUs vor, bei und nach der Digitalisierung zu unterstützen. Diese Begleitung beginnt mit einem Basis-Check zur aktuellen Situation im Betrieb. Es folgt ein Potential- und Prozesscoaching, um die eigenen Ziele festzulegen. Diese Ziele werden unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen und individuellen Anforderungen festgelegt. Im nächsten Schritt können die Unternehmensziele quantifiziert und in Umsatz- und Kostenziele umgewandelt werden. Die daraus entwickelte Optimierung kann händisch oder IT-gestützt durchgeführt werden. In Bezug auf den gewünschten IT-Funktionsumfang bestimmen zusätzlich die internen Ressourcen die durchführbaren Änderungen.
Welche Umsetzungsmethodik für das Unternehmen wirtschaftlich am besten ist, wird schließlich in einer Prozesskostenrechnung ermittelt. Diese ermöglicht einen Vergleich verschiedener Handlungs- und Funktionsalternativen und identifiziert Einsparpotentiale. Am Ende steht eine fundierte Empfehlung für die alles entscheidende Frage: Welches IT-System mit welchen Funktionen brauche ich wirklich?
Konsequent praxisorientiert
Was diese Vorgehensweise von anderen Digitalisierungsinitiativen unterscheidet: Alle Projektbeteiligten orientieren sich nur an dem, was im täglichen Geschäft einen Nutzen bringt. Erste praktische Erfahrungen sind vorhanden, einige Betriebe haben wichtige Schritte hin zu digitalen Prozessen gemacht. Technologische Basis ist das speziell für kleine Betriebe entwickelte CSB Basic ERP. In Kombination mit den Web-Lösungen, dem Qualitätsmanagement inklusive Zertifizierungsmanager und den EDI-Applikationen ergibt sich so ein Gesamtpaket, das den ganzen Betrieb optimiert und eine lückenlose Prozessdokumentation ermöglicht – die richtigen Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit mit dem LEH. Ein weiterer Vorteil: Kleine Betriebe können Wachstumsbarrieren überwinden und händische Tätigkeiten eliminieren. Hinzu kommen eine leichtere Bearbeitung und Auswertung von Standards der Lebensmittelsicherheit und der Nachhaltigkeit. Ein weiterer deutlicher Fortschritt für die Unternehmensführung sind die integrierten Reportings.
