Immer wieder werden die Begriffe ERP und Warenwirtschaftssystem synonym verwendet, dabei beschreiben sie zwei verschiedene Lösungen. Es ist daher sinnvoll, die Begriffe voneinander abzugrenzen.
Warenwirtschaftssystem: Warenströme und sonst nichts
Der Schwerpunkt eines Warenwirtschaftssystems (auch WWS oder WaWi) liegt in der Abbildung der Planung, Steuerung und Kontrolle von Warenströmen in einem Unternehmen. Warenwirtschaftssysteme umfassen folgende Kernbereiche:
- Beschaffung
- Bedarfsermittlung
- Logistik und Lagerung
- Verbrauchsermittlung
Damit ist der Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems in der Regel bereits erschöpft. Funktionen wie die Ressourcen- oder Produktionsplanungen sowie angrenzende weitere Unternehmensbereiche wie die Finanzbuchhaltung oder die Personalwirtschaft werden nicht standardmäßig abgebildet und können nur über Zusatzfunktionen oder Drittsysteme integriert werden.
ERP: Der Blick auf‘s ganze Unternehmen
ERP-Systeme (Enteprise Resource Planning Systems) sind erheblich komplexer angelegt und zielen von vornherein auf die Gesamtressourcenplanung eines Unternehmens ab. So stehen neben der Warenwirtschaft auch angrenzende Bereiche wie das Finanz- und Rechnungswesen, der Vertrieb, das Personalwesen, das Marketing im Fokus. Hier einige Bereiche, die ein modernes ERP-System abdecken kann:
- Beschaffung
- Bedarfsermittlung
- Logistik und Lagerung
- Produktion
- Supply Chain Management
- Vertrieb
- Personalwesen
- Finanz- und Rechnungswesen
- Mobile Datenerfassung
- Kassensysteme
- Controlling
In einem ERP-System werden also sämtliche Abgrenzungen zwischen Abteilungen aufgehoben und alle Bereiche in einer einzigen Software abgebildet, sodass zu jedem Zeitpunkt dieselbe Datenbasis verwendet wird. Informationsflüsse innerhalb eines Geschäftsprozesses werden nicht nur abgebildet und dokumentiert, sondern auch unterstützt und optimiert.
Ein ERP-System hilft dabei, den Erfolg des Unternehmens zu steigern – schließlich stehen die Optimierung von Geschäftsprozessen und die effiziente Nutzung von Ressourcen im Vordergrund eines ERP-Systems. Durch die Nutzung eines ERP-Systems kann von Beginn an ein strukturierte Arbeitsablauf gewährleistet werden, was Fehler reduziert und Fehlkosten verhindert. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist der Einsatz eines ERP-Systems zur Strukturierung der Arbeitsabläufe sowie des Daten- und Warenstroms von hoher Bedeutung.
Wer also nach einem Warenwirtschaftssystem fragt, wird erheblich weniger bekommen – und verpasst vielleicht die Chance, sein Unternehmen mit einem ERP-System neu aufzustellen und wettbewerbsfähiger zu machen.