5 Empfehlungen, wie Sie Ihren Backwarenbetrieb profitabler aufstellen

zuletzt aktualisiert am 18.10.2023

Zwischen Hochkonjunktur und Pleitewelle - die Backwarenbranche erlebt turbulente Zeiten. Während der Branche ein jährliches Wachstum von rund 6 Prozent bis 2027 prognostiziert wird, stehen viele Betriebe vor großen Herausforderungen. 5 Empfehlungen, wie Sie Ihren Betrieb profitabel aufstellen.

Ob Filialist, Systembäcker, Lieferbäcker oder Handwerksbetrieb: Das Wettbewerbsumfeld der Backwarenbranche bleibt schwierig. Alle spüren den Strukturwandel und wenn ich mit Entscheidern der Branche spreche, höre ich immer wieder von denselben Herausforderungen:

1. Das veränderte Verbraucherverhalten durch ständige Informations- und Preistransparenz und der Wunsch nach Individualität, Regionalität, Bio und Nachhaltigkeit
2. Gestiegene rechtliche Vorgaben und hohe Anforderungen des Einzelhandels
3. Kostendruck durch die Preisvorgaben der großen Marktführer der Branche und die steigenden Rohstoffkosten

Je mehr sich eine Branche verändert, desto wichtiger wird es, die Prozesse im Griff zu haben, die Kosten zu reduzieren und die Gewinne zu steigern. Die größten Effizienzverbesserungen schafft man vor allem durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Hier kommen fünf Empfehlungen dazu.

Mit dem ERP-System die Backwarenproduktion besser steuern

Für mich persönlich ist die Produktion der schönste Ort im Unternehmen. Ich kann es aber gut nachvollziehen, dass gerade hier der Wunsch nach technologischer Unterstützung besonders stark ausgeprägt ist. Denn die Arbeit in der Backstube ist hart.

Die gute Nachricht: Nicht nur Maschinen und Anlagen wie Gärunterbrecher oder Laminierlinien erleichtern die Arbeiten in der Produktion. Auch die Digitalisierung hilft dabei, vieles leichter und effizienter zu machen. ERP-Systeme etwa ermöglichen

• die Reduzierung des Arbeitsaufwands
• die kontrollierte Führung der Mitarbeiter
• die Sicherung der Produktqualität
• die Minimierung körperlicher Anstrengungen

Eine Lösung mit schnellen Effekten ist die Anbindung der Mehlsilos an das ERP-System. Dieses Zusammenspiel erlaubt eine direkte, chargengenaue Übernahme der Ist-Mengen in die Software – und schafft so mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten. Handkomponenten wie Hefe, Salz, Saaten und Co. werden durch die Anbindung von Tisch- oder Bodenwaagen chargengenau zugeordnet. Werden anschließend die produzierten Halbfertigprodukte wie Teige, Rohlinge etc. direkt in der Produktion erfasst, ist das ein weiterer Optimierungsschritt. Dieses Vorgehen hat bei der mittelständischen Konditoreikette Staropolska bereits einige Verbesserungen gebracht, wie das Video zeigt.

RFID hat es nach längerer Reifezeit auch in die Backstuben geschafft. Endlich, denn die Technologie eignet sich hervorragend zur automatischen Übernahme von Daten aus der Produktion. Ein Beispiel: Werden die Transponder an den Knetschalen angebracht, liefern sie wertvolle Informationen über Knet- und Ruhezeiten direkt an das ERP-System. Auch können sie zur Qualitäts- und Kostenkontrolle herangezogen werden.

Die Hack AG hat durch die Integration von RFID in Lademitteln schon vor Jahren sehr positive Resultate erzielt: Erstens ermöglichte die höhere Transparenz eine exakte Rückverfolgung der Produkte über die gesamte Wertschöpfungskette binnen Sekunden. Und zweitens ist auch die Sicherung der Produktqualität zur Steigerung der Kundenbindung gewährleistet.

Integrierte Planungstools für Backbetriebe nutzen 

„Freunde der Planung sind Gegner des Zufalls.“ „Eine gesicherte Planung vermeidet ungewollte Überraschungen.“ Was meine Gesprächspartner in den Bäckereien immer wieder betonen, ist die zentrale Bedeutung von Planungstools.

Nicht zuletzt die steigende Sensibilität der Verbraucher für Themen wie Lebensmittelverschwendung und Klimaschutz drängt die Betriebe zu einem Balanceakt: Auf der einen Seite gilt es, die Entsorgungs- und Retourenquote möglichst gering zu halten – auf der anderen Seite will man sich aber auch keine Umsätze entgehen lassen. Hier den Sweetspot zu treffen, ist nur durch eine softwaregestützte Planung möglich.

Favorisieren würde ich dabei immer integrierte Planungssysteme, da diese ohne teure Schnittstellen auskommen. Alle Daten sind bereits dort, wo sie benötigt werden, wodurch sich der Zeitaufwand auf ein Minimum reduziert. Auf funktionaler Ebene sollte das Planungssystem idealerweise Produktions-, Absatz- und Beschaffungsplanung auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis übersichtlich in einer Matrix darstellen und durch Vorschläge den Planer unterstützen.

Was sich in vielen Projekten bestätigt hat ist, dass durch den effektiven Einsatz einer Planungssoftware

• Rohstoffe günstiger beschafft werden
• Maschinen optimal ausgelastet werden
• Lagerkapazitäten optimiert werden und
• eine 100prozentige Liefertreue erreicht wird.

Wie eine wirklich gute Planung aussieht, zeigt unser Kunde Rischarts Backhaus im schönen München. Rischarts beliefert seine 15 Filialen bis zu 5-mal am Tag – daraus ergibt sich eine herausfordernde Echtzeitplanung und aufwändige Logistik, die erst durch den Einsatz eines integrierten ERP-Systems möglich ist. Auch ungeplante Verkäufe von Brezen, Semmeln, Brot, Kleingebäck, Torten und Co. sind in der Planung ersichtlich, wodurch ein rechtzeitiges Handeln jederzeit sichergestellt ist. Die aus der Planung resultierenden Produktionsaufträge können digital in die Backstube übergeben oder alternativ als Backzettel bereitgestellt werden.

Daten für strategische Entscheidungen verwenden

Die systematische Erfassung von Daten kann einen Backwarenbetrieb zu einem echten Top-Performer machen – wenn die gewonnenen Informationen auch strategisch verwendet werden. Eine neue Rationalität durch Fakten lässt sich aus meiner Sicht am ehesten über integrierte ERP-Lösungen erreichen. Aus zwei Gründen:

• die Daten müssen nicht umständlich aus anderen Systemen übernommen werden
• durch die Datenhaltung in einem System ist das Abbilden anspruchsvoller Auswertungen möglich. So behalten Sie stets den Überblick über Ihr Unternehmen und das in Echtzeit.

Anhand eines Beispiels wird der Zusammenhang zwischen Informationsqualität und eingesetzter Software klar: Obwohl Sie die grundsätzliche Preiskalkulation Ihres Weizenbrötchens kennen, können sie nicht mit Gewissheit sagen, ob sie es wirklich gewinnbringend produziert haben. Einmal die Rohstoffe teurer als gewöhnlich eingekauft oder zwei statt einen Mitarbeiter zur Herstellung eingesetzt und schon sind die Produktkosten ganz andere. Ein ERP-System kann diese Daten gezielt auswerten und Sie so bei wichtigen kaufmännischen Entscheidungen unterstützen. Anders ausgedrückt: Reichern Sie Ihr Bauchgefühl mit harten Fakten aus dem ERP an, haben Sie eine Killer-Kombi – und die hilft Ihnen zum Beispiel dann, wenn Sie besonders margenschwache Produkte aus dem Sortiment streichen wollen.

Zusätzliche Umsätze durch Webshop erwirtschaften

Die Digitalisierung bringt den Verbrauchern neue Einkaufsmöglichkeiten in Form von Webshops. Mehr noch: Experten schätzen sogar, dass sich aufgrund des Coronavirus das Einkaufsverhalten dauerhaft verändern könnte. Online-Bestellungen werden immer attraktiver, auch für Konsumenten, die bislang nur stationär eingekauft haben. Für Backwarenbetriebe ergibt sich hier eine große Chance auf zusätzliche Umsätze – wenn sie ihre Waren im eigenen Webshop anbieten.

Dabei müssen Aufwand und Kosten in einem vertretbaren Rahmen bleiben. Eine Lösungsmöglichkeit bietet ein Webshop mit Verbindung zum Unternehmens-ERP. Denn in diesem Fall ist der Aufwand nach Ersteinrichtung nahezu nicht vorhanden, da alle Daten wie Artikelbilder, Inhaltsstoffe, Bestände direkt aus dem datenführenden ERP bereitgestellt werden. Zusätzlich spart es Ihren Mitarbeitern in der Auftragsannahme wertvolle Zeit, da die Auftragserfassung an den Kunden ausgelagert ist. Einen Webshop können Sie beispielsweise in der Click and Collect Variante einsetzen, wobei der Kunde die Produkte im Internet bestellt und in einer Ihrer Filialen abholt. So macht es zum Beispiel REWE. Auch können Sie mit einem Webshop Ihre Außendienstler unterstützen, wenn diese die Bestellungen beim Kunden vor Ort im Webshop eingeben können. Der Vorteil hier: Die lästige Nacherfassung der Aufträge im Büro entfällt. Last but not least profitieren auch Ihre Filialen bei der Bestellung über einen Webshop.

Noch zwei aktuelle Zahlen zur Thematik:

• Laut Allgemeiner Bäcker Zeitung sehen knapp 25 % der Befragten einen Online-Shop positiv, um Zusatzumsatz zu generieren und Personen zu entlasten.
• In der CSB-Digitalisierungsstudie 2020 zeichneten sich bereits zunehmende Investitionen in das Endkundengeschäft ab – auch über das Web. Entsprechend wichtig ist den Befragten die Digitalisierung in Sales, Marketing und CRM. 73 Prozent geben an, dass sie hier bereits Lösungen einsetzen oder sich in der Planungsphase befinden.