Bakterien in der Milch, Fipronil in Eiern, Plastikteile im Hackfleisch: Droht ein Rückruf, müssen Unternehmen genau wissen, an wen sie welche Produkte geliefert haben. 5 Schritte, wie Sie lückenlose Transparenz in Ihre Supply Chain bringen.
1. Ziele festlegen
Nur ein gutes Rückverfolgungskonzept mit klar definierten Zielen führt zum Erfolg. Ermitteln Sie zuerst den Ist-Zustand in Ihrem Betrieb, identifizieren Sie Schwachstellen und legen Sie fest, was Sie mit der Rückverfolgung erreichen wollen – oder sogar müssen. Geht es um mehr Lebensmittelsicherheit, schnellere Rückrufe, oder um Marketingziele? Welche Qualitätsstandards sind für Sie besonders wichtig? Gibt es neue Gesetze oder Richtlinien, die Sie einhalten müssen? Gerade in diesem Bereich unterscheiden sich die individuellen Anforderungen und Wünsche der Unternehmen sehr stark: Für einen Schweizer Käseproduzenten gelten nun mal andere gesetzliche Rahmenbedingen als für einen amerikanischen Fleischproduzenten. Eine Rückrufaktion in Deutschland muss schneller erledigt sein, als in manch anderen Ländern. Hinzu kommen neue Entwicklungen, die von Handel oder Konsumenten getrieben werden wie beispielsweise neue Qualitätssiegel. All das muss strategisch geplant und konzeptionell berücksichtigt werden. Bilden Sie daher ein gut gemischtes Projektteam mit unterschiedlichen Kompetenzen und Betriebskenntnissen. Eine denkbare Besetzung sind Mitarbeiter aus der IT, den Produktionsabteilungen sowie aus der Qualitätssicherung, aber auch aus dem Management. Auch ist es schon in dieser Phase wichtig, dass Ihr Software-Partner mit im Boot ist.
2. Losgrößen definieren
Die Qualität der Rückverfolgbarkeit hängt von der Losdefinition und der Losgröße ab. Klar ist: Kleinere und homogene Lose ermöglichen eine gezieltere Rückverfolgung. Mit kleinen Losen steigt aber auch der Aufwand für die Datenerfassung und damit die Kosten. Experten raten deshalb bei der Losdefinition bzw. -abgrenzung zu einem Kompromiss zwischen individuellem Risikomanagement auf der einen und Wirtschaftlichkeit auf der anderen Seite. Eine oft sinnvolle und international bewährte Praxis ist die Bildung von Tageslosen oder kleineren Losen. Weitergehende, allgemeingültige Empfehlungen sind wenig sinnvoll, zu groß sind die strukturellen und organisatorischen Unterschiede in den Betrieben. Ein Beispiel: Trinkmilch von landwirtschaftlichen Großbetrieben, die über eine einzelne Molkerei verarbeitet und vertrieben wird, lässt sich trotz der großen Losgrößen einfacher zurückverfolgen als ein in kleinen Losen hergestellter Bio-Käse, der über spezielle Bio-Läden vermarktet wird. Auch bei den Rüben für die Zuckerproduktion, die jeden Herbst in riesigen Mengen auf den Feldern liegen, sind große Rohwarenlose unkritisch - die Bildung kleiner Lose ist hier aufgrund des geringen Risikos einfach nicht notwendig.
3. Identifikationsart wählen
Voraussetzung für eine lückenlose Rückverfolgung ist die eindeutige Kennzeichnung und Identifikation der betreffenden Produkte - am besten automatisiert. Das geht nur über das richtige Instrumentarium wie Identifikationsnummern, Barcodes oder RFID nach GS1-Standards. Gängige Standards in diesem Kontext sind der GS1 128, die Nummer der Versandeinheit (NVE bzw. SSCC) und EPCIS. Entscheidend für alle weiteren Identfikationsprozesse ist der Wareneingang. Im Idealfall sind eingehende Rohstoffe bereits vom Lieferanten gekennzeichnet. Falls nicht, sollte die Ware bei der Anlieferung zum Beispiel einen GS1 128 bekommen. Damit ist die Basis gelegt, um die Informationen IT-gestützt an Lager, Produktion, Verpackung und Preisauszeichnung bis zu Kommissionierung mitzuschleusen. Grundsätzlich ist die Rückverfolgbarkeitsdokumentation zwar auch auf Papier möglich. Mit steigendem Produktionsumfang, der Anzahl beteiligter Abteilungen und Personen am Dokumentationsprozess und der Vielzahl der Rohwarenchargen im Produkt potenzieren sich jedoch auch die Anforderungen an die Dokumentation. Und spätestens im Ereignisfall zieht Papier ganz klar den Kürzeren gegenüber der elektronischen Datenverarbeitung.
4. An den richtigen Stellen die richtigen Daten erfassen
Kompliziert wird die Organisation von Rückverfolgbarkeit überall da, wo in der Produktion von Nahrungsmitteln unterschiedliche Rohstoffchargen vermischt werden. Hier entstehen neue Lose, die wiederum datentechnisch verwaltet und an die nächsten Produktions- oder Verpackungsschritte weitergegeben werden müssen. Installieren Sie an allen relevanten Stellen im betrieblichen Ablauf IT-Datenerfassungspunkte, um die Informationen online zu erfassen und zu verarbeiten. Ob Sie dazu mobile Endgeräte, einen PC oder feststehende Barcodeleser einsetzen, hängt von den räumlichen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb sowie Ihrem individuellen Materialflusskonzept ab. Wichtig ist, dass die Daten direkt im Prozess erfasst werden. Nur so stellen Sie den lückenlosen Nachweis darüber sicher, welche Charge und welche Inhaltsstoffe in das fertige Lebensmittelprodukt eingegangen sind. Das schließt auch die Dokumentation von Rework-Mengen ein, die wieder in den Produktionsprozess hineinfließen. Ein zusätzlicher Vorteil: Durch die Erfassung und Überprüfung der Daten auf allen Produktionsstufen können Probleme schnell erkannt oder sogar vermieden werden, bevor es zu Störungen im Ablauf kommt.
5. Daten nutzen und Mehrwert schaffen
Jedes Rückverfolgbarkeitssystem ist nur so gut wie die Qualität der Daten. Mehr noch: Am Ende kommt es darauf an, dass Sie die Daten mit Ihrer Software analysieren und visualisieren können. Erst dann können Sie Rückrufprozesse effizient organisieren und automatisieren – was teilweise bereits durch Gesetze, Richtlinien und Audits gefordert ist. Darüber hinaus können Sie mit einem solchen Dokumentationstool die Nachweispflicht erfüllen und auf Knopfdruck nachweisen, dass die auf Ihren Waren beworbenen Produktattribute auch eingehalten werden. Und genau das wird immer wichtiger: Etwa, wenn es darum geht, valide Angaben über den CO2-Ausstoß bei der Produktion zu machen. Mit Sicherheit wird der Stellenwert der Rückverfolgssysteme daher auch in Zukunft weiterwachsen. Im deutschsprachigen Raum liefern viele Unternehmen schon heute heute ihre Daten auch an Verbraucherinformationssysteme wie fTrace, mynetfair oder ATC. Vermutlich werden diese oder ähnliche Datenbanken irgendwann auch international eine Rolle spielen. Dann liefert Rückverfolgbarkeit nicht nur einen verkaufsentscheidenden Mehrwert, sondern wird zu einer Grundvoraussetzung, um überhaupt Geschäfte machen zu können.
Zu guter Letzt: Rückverfolgungssysteme bieten auch die große Chance, Prozesse zu optimieren und auch wirtschaftlich davon zu profitieren. Einkaufsoptimierung, aktuelle Bestandsinformationen, sichere Planungsgrundlagen, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken, exakte Chargen-Ist-Kalkulationen – all das springt am Ende zusätzlich für Ihren Betrieb heraus.